PANITIA OPEN HOUSE “GRADASI 52” TATA TERTIB PESERTA OPEN HOUSE IPB 2015 “GRADASI 52” Open House IPB 52Rabu, 01 Juli 2015 0 komentar

PANITIA OPEN HOUSE “GRADASI 52”  TATA TERTIB PESERTA OPEN HOUSE IPB 2015  “GRADASI 52”

A.     Ketentuan Umum

Setiap peserta Open House berkewajiban berperilaku dan bersikap sopan serta memelihara segala fasilitas yang diberikan baik oleh pihak institusi maupun panitia, demi menjaga ketertiban dan kelancaran acara. Setiap peserta stand tidak diperkenankan mengganggu jalannya acara secara umum dan merugikan semua pihak yang terlibat dalam Open House.

B.     Peserta

Peserta Open House adalah lembaga atau organisasi yang telah terdaftar oleh panitia dan mengikuti Technical Meeting III  dan bersifat WAJIB.

C.     Desain Stand

1.      Pekerjaan mendesain interior stand dilakukan mulai tanggal 4 September 2015 pada pukul 13.30 – 22.00 WIB dan 5 September 2015 pukul 05.00 - 06.00 WIB. Panitia tidak menyediakan lampu untuk penerangan saat dekorasi.

2.      Dilarang memaku, mengecat, dan menggunakan alat-alat yang dapat merusak stand beserta fasilitas yang telah di sediakan. Jika ada kerusakan stand beserta fasilitas yang disediakan panitia, maka menjadi tanggung jawab peserta stand yang bersangkutan.

3.      Peserta stand tidak diperkenankan untuk mengubah ukuran stand atau mendirikan stand baru di luar  ketentuan yang telah di sepakati.

4.      Desain stand tidak menggambarkan kekekerasan, mistik, pornografi dan hal-hal yang melanggar norma kesusilaan dan kesopanan, serta tidak provokatif.

5.      Dilarang membuat dekorasi di luar area stand masing-masing peserta yang dapat mengganggu jalannya alur massa.

6.      Sekat antar stand tidak boleh dibuka dan digeser. Penambahan apapun pada sekat harus melalui izin panitia dan peserta yang bersangkutan.

7.      Bagi peserta stand yang mengikuti Open House wajib mensterilkan stand dari dekorasi paling lambat pukul 16.00 WIB tanggal 6 September 2015. Peserta stand dapat mengamankan dekorasi ataupun properti yang dianggap mudah rusak setelah selesainya acara pada hari pertama tanggal 5 September 2015 dan dapat memasang kembali di hari kedua tanggal 6 September 2015 pukul 05.00-09.00 WIB.

D.    Penggunaan Listrik

1.      Listrik yang diberikan oleh pihak panitia digunakan per stand sebesar 200 Watt atau 2 Ampere.

2.      Panitia tidak menyediakan alat penerangan saat dekorasi pada malam hari.

3.      Panitia hanya menyediakan satu buah sumber listrik untuk setiap stand.

4.      Alat- alat elektronik yang digunakan saat Open House wajib dilaporkan terlebih dahulu ke panitia melalui form yang disediakan panitia saat Technical Meeting III. Form dikumpulkan paling lambat tanggal 7 Agustus 2015 pukul 20.00 WIB di sekret DPM TPB.

E.       Logistik Peserta

1.      Barang – barang yang dibawa oleh peserta merupakan barang – barang yang berhubungan dengan acara Open House 52.

2.      Tidak diperkenankan untuk membawa pesawat televisi, radio, dispenser, joystick/game pad.

3.      Dilarang membawa binatang yang dapat mengganggu keamanan dan kenyamanan semua pihak yang terlibat dalam acara OH 52.

F.     Publikasi

1.      Peserta Open House tidak diperkenankan untuk melakukan publikasi atau segala bentuk promosi di luar area stand masing-masing.

2.      Ketentuan pemasangan bentuk promosi (spanduk, baliho dan sejenisnya) di luar wilayah stand akan diatur dalam SOP Publikasi dan Promosi Stand. SOP Publikasi dan Promosi terlampir.

3.      Peserta Open House tidak diperbolehkan menggunakan alat pengeras suara seperti microphone dan TOA.

4.      Panitia berhak melarang dan menghentikan aktifitas publikasi jika mengganggu jalannya acara dan melanggar ketentuan umum.

G.    Pembukaan dan Penutupan Open House

1.      Acara pembukaan Open House dilaksanakan tanggal 5 September 2015  pukul 07.00 WIB bertempat di areal panggung utama.

2.      Acara penutupan Open House dilaksanakan tanggal 6 September 2015  pukul 15.00 WIB bertempat di areal mobilisasi terakhir Open House.

3.      Pada acara pembukaan, setiap peserta Open House mengirimkan minimal dua orang perwakilan.

4.      Pada saat acara pembukaan dan penutupan berlangsung, peserta Open House yang tidak mengikuti upacara seremoni dilarang membuat kegaduhan dan dilarang berada didalam areal stand, kecuali dua orang penjaga stand.

H.   Mekanisme Pengunjungan Stand

1.      Pengunjung stand adalah mahasiswa baru yang terjadwal mengikuti Open House pada hari tersebut. Peserta mengunjungi stand berdasarkan panduan koordinator lapangan.

2.      Denah STAND sebagai berikut:

 3.      Estimasi peserta pada hari pertama berjumlah 2500 orang dan pada hari kedua berjumlah 1200 orang.

4.      Mahasiswa baru akan dimobilisasi oleh panitia dan membentuk kloter berdasarkan lorongnya masing-masing.

5.      Setiap kloter saat mengunjungi home theater, cluster fakultas, panggung utama, kelompok bidang UKM, dan cluster UPT masing-masing diberi waktu 10 menit.

I.       Mekanisme Pendataan Pengunjung Stand

1.      Cara pendataan pengunjung stand dengan menggunakan kupon yang dibawa masing-masing pengunjung stand.

2.      Peserta stand wajib menyediakan kotak pengumpulan kupon.

3.      Peserta stand dapat bebas mendesain dan mendekorasi kotak pengumpulan kupon semenarik mungkin.

4.      Desain kotak pengumpulan kupon tidak menggambarkan kekekerasan, mistik, pornografi dan hal-hal yang melanggar norma kesusilaan dan kesopanan, serta tidak provokatif.

5.      Dilarang menaruh kotak pengumpulan kupon di luar area stand masing-masing peserta yang dapat mengganggu jalannya alur massa.

J.       Petugas stand

1.      Petugas stand haruslah mahasiswa aktif IPB dengan tanda bukti KTM, kecuali petugas stand UPT

2.      PJ dan petugas stand mengenakan tanda pengenal yang telah diberikan oleh panitia dalam bentuk softfile yang dapat diunduh di blog ohipb52.blogspot.com setelah Technical Meeting III

3.      Petugas stand yang didaftarkan maksimal 5 orang per stand (termasuk PJ stand).

4.      PJ stand atau perwakilannya wajib mengikuti briefing dan evaluasi setiap harinya.

5.      PJ stand diharuskan menyerahkan daftar nama beserta foto anggota standnya pada hari pertama sampai hari terakhir mengisi stand kepada panitia Open House, selambat-lambatnya dua hari sebelum Open House dimulai.

6.      Peserta stand di haruskan memakai pakaian sopan dan pantas.

K.     Kebersihan

1.   Setiap peserta Open House bertanggung jawab atas kebersihan dan keindahan di areal stand Open House.

2.   Setiap peserta Open House wajib membawa trash bag setiap harinya dan membuang sampah ke tempat pembuangan sampah.

3.   Alat-alat kebersihan disediakan oleh masing-masing peserta stand

L.     Pemeriksaan Stand

1.   Selama kegiatan stand Open House, panitia akan melakukan  pemeriksaan stand untuk memeriksa  ketertiban dan keberlangsungan acara Open House.

2.   Pemeriksaan stand didampingi oleh petugas stand masing-masing.

3.   Pemeriksaan stand dilakukan setidaknya sebanyak dua kali dalam sehari, yaitu sebelum dan setelah berlangsungnya acara Open House.

4.   Pemeriksaan meliputi kesesuaian keadaan stand sebelum dan setelah acara serta pelanggaran-pelanggaran aturan.

M.   Mekanisme Pelelangan Stand

1.      Peserta pelelangan stand adalah peserta stand UKM dan UPT.

2.      Stand yang dilelang merupakan stand yang belum disewa oleh peserta.

3.      Setiap peserta hanya diperbolehkan maksimal menyewa sebanyak 2 unit stand yang ada dalam cluster kelompok bidangnya yang dilelang setiap harinya setelah Technical Meeting III

4.      Teknis pelelangan akan dilakukan per stand per hari.

5.      Setiap stand akan ditawarkan dengan harga dasar yang sama sebesar Rp 50.000,-.

6.      Penambahan harga yang diajukan peserta minimal sebesar Rp 10.000,- atau kelipatannya.

7.      Peserta yang memenangkan proses pelelangan adalah peserta yang mengajukan harga tertinggi.

8.      Pembayaran atau pelunasan biaya stand yang telah dimenangkan dilaksanakan paling lambat pada tanggal 20 Agustus 2015 pukul 20.00 WIB melalui jasa perbankan.

N.   Pergeseran Stand

1. Pergeseran stand dilakukan dalam rangka penyesuaian jumlah peserta Open House dan proporsi stand pada setiap harinya.
2. Pergeseran stand diutamakan pada masing-masing cluster.
3. Pergeseran stand tidak mengakibatkan perubahan susunan urutan stand peserta Open House.
4. Penyusunan kembali stand akan dilakukan oleh masing-masing peserta stand  Open House dan dikoordinir oleh pihak panitia.

O.  Keamanan

1. Selama kegiatan Open House, penjaga stand wajib menjaga keamanan barang-barang di dalam standnya masing-masing.
2. Panitia tidak bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan barang yang terjadi selama acara Open House berlangsung.
3. Peserta Open House bertanggung jawab atas keamanan barang-barang yang disediakan oleh panitia Open House di areal standnya masing-masing.
4. Selama acara berlangsung peserta Open House dilarang :

·         Memasuki Zona Steril, yaitu diawali dari asrama sampai pintu areal stand.

·         Memaksa mahasiswa baru untuk mengunjungi stand, seperti menarik mahasiswa baru  secara paksa.

·         Membawa barang atau senjata yang dapat membahayakan keselamatan.

·         Membawa rokok, narkoba, minuman keras, dan/atau mengonsumsinya di areal Open House.

·         Membawa binatang kecuali telah mendapatkan izin oleh panitia.

·         Melakukan kegiatan yang dapat mengganggu peserta Open House lainnya.

·         Melakukan kegiatan jual beli di dalam areal Open House kecuali di dalam stand masing-masing atas izin panitia.

·         Melakukan tekanan, baik fisik maupun psikologis kepada mahasiswa baru, peserta lain, maupun panitia.

P.     Penitipan Barang

1.  Peserta Open House dapat menitipkan benda elektronik atau benda berharga lainnya kepada panitia melalui mekanisme yang berlaku.

2.      Mekanisme penitipan barang :

a.       Barang yang dititipkan berupa barang elektronik dan barang berharga.

b.      Setiap peserta wajib mengisi daftar penitipan barang elektronik  yang disediakan oleh panitia.

c.      Setiap barang yang dititipkan diberi tanda oleh masing-masing organisasi.

d.      Setiap barang yang dititipkan diberikan kepada panitia (logstran).

3.      Barang-barang yang dititipkan akan diperiksa terlebih dahulu.

4.      Barang-barang dapat dititipkan untuk hari pertama pada pukul 05.00-06.00 tanggal 5 September 2015 dan untuk hari kedua pada pukul 05.00-09.00 tanggal 6 September 2015.

5.      Barang-barang yang dititipkan kepada panitia menjadi tanggung jawab panitia sesuai dengan kemampuan panitia.

Q.    Penampilan Panggung

1.      Panita menyediakan fasilitas panggung untuk organisasi yang akan tampil di panggung.

2.      Fungsi panggung sebagai sarana promosi bagi organisasi yang akan tampil di panggung.

3.      Penampilan panggung tidak boleh mengandung unsur pornografi, SARA, kekerasan, hal-hal yang melanggar norma susila maupun norma agama.

4.      Penampilan panggung setiap peserta selama 10 menit (sudah termasuk persiapan).

R.     Sanksi

1.      Kategori pelanggaran :

                          i.      Pelanggaran perusakan                             

                        ii.      Pelanggaran perilaku

                      iii.      Pelanggaran Tata Tertib

2.      Pelanggaran perusakan, diantaranya: merusak stand, properti panitia, fasilitas yang disediakan panitia dan institusi, dsb. Perusakan stand dikenai sanksi memperbaiki properti yang dirusak seperti semula atau menggantinya dengan uang yang sebanding dengan kerusakan tersebut.

3.      Pelanggaran perilaku, diantaranya: merokok, membuang sampah di sembarang tempat, melewati batas areal stand, mengeluarkan kata-kata kotor, dsb. Pelanggaran ini akan dikenai sanksi teguran sampai penutupan stand.

4.      Pelanggaran perusakan akan dikenai ganti rugi sedangkan pelanggaran perilaku & Tata Tertib akan dikenai sanksi berupa teguran sebanyak 2x dan teguran ketiga berupa penempelan palang merah pada stand bersangkutan yang berarti stand ditutup.

5.      Segala macam bentuk pelanggaran yang dilakukan peserta akan diumumkan pada saat evaluasi.

S.    Cash Back

a.       Panitia wajib memberikan segala fasilitas yang telah dijanjikan kepada peserta.

b.      Jika panitia tidak dapat melaksanakan kewajiban pada poin a, maka panitia wajib mengganti rugi kepada peserta berupa uang.

c.       Kriteria ganti rugi yang harus dibayar oleh panitia yaitu:

·         Stand mengalami kerusakan fatal yang bukan diakibatkan oleh peserta Open House 52. Besar ganti ruginya adalah 30% dari harga sewa.

T.  Lain-lain

1.      Segala bentuk permasalahan yang tidak tercantum dalam tata-tertib akan diselesaikan secara musyawarah antara panitia dan peserta.

2.      Peserta menerima sanksi apabila melanggar apa yang telah disepakati bersama. 
3.   Hal-hal yang belum ditentukan akan disepakati bersama dengan jalur musyawarah.   

*Tata Tertib Sebelum Fiksasi MOU